S4 · PROP · 03
Propreté, nettoyage et multiservices
Chiffrez juste, répondez avec des offres irréprochables rapidement, remportez vos marchés.
Chiffrez juste, répondez avec des offres irréprochables rapidement, remportez vos marchés.
“Chiffrages fiables, documents commerciaux prêts en quelques clics : de quoi faire gagner du temps aux entreprises de sécurité privée pour remporter leurs marchés.”
PROPRETÉ
Une entreprise de propreté ne se développe pas grâce à ses chiffrages ou ses propositions commerciales : elle se développe grâce aux marchés qu'elle remporte, avec des marges maîtrisées.
Pourtant, chiffrer un contrat, rédiger une proposition commerciale, répondre à un appel d'offres ou à une consultation privée... ces passages obligés mobilisent un temps commercial précieux — du temps qui n'est plus consacré à la prospection ni à la relation avec vos clients.
Résultat : moins de marchés remportés, une croissance qui plafonne.
Smart4 est une plateforme SaaS qui accompagne les entreprises de propreté du chiffrage jusqu'à la remise de l'offre commerciale. Ses deux modules fiabilisent les calculs de rentabilité, accélèrent les réponses aux consultations et produisent des dossiers commerciaux homogènes.
Le premier module, l'outil de chiffrage métier, remplace les tableurs et structure les chiffrages selon les réalités du secteur. Il intègre les principaux paramètres d'une prestation (sites, surfaces, fréquences, effectifs, temps, consommables, matériel, frais de structure...) et centralise les référentiels de prix, coûts horaires et règles de marge pour garantir des calculs fiables.
Le second module, le Proposal Management, automatise la création des propositions commerciales, mémoires techniques et autres documents de réponse à appels d'offres et de consultations privées. Chaque document est généré à partir de contenus validés puis enrichi automatiquement avec les données du dossier.
Connectés entre eux, l'outil de chiffrage (CPQ métier) et le Proposal Management alimentent automatiquement le document commercial à partir du chiffrage, sans ressaisie. Les équipes commerciales répondent ainsi plus rapidement aux consultations avec des offres plus fiables, rentables et adaptées aux exigences des donneurs d'ordre.
Le CPQ Propreté de Smart4 automatise le chiffrage complet de vos prestations de nettoyage. Il calcule votre masse salariale (fréquence de passage, types de surfaces, machines, équipements, consommables, tenues, formations…) et intègre vos coûts annexes (achat ou location avec amortissement), en tenant compte des accords-cadres.
Vous définissez le détail des prestations par type d'espace, la fréquence d'intervention et les équipements nécessaires, tout en centralisant les informations de vos agents (contrats, qualifications, ancienneté, certifications...). Une synthèse consolidée réunit les coûts par poste, le prix de vente et les marges, avec un ajustement des paramètres en temps réel pour garantir la rentabilité de l'offre.
Le module Proposal Management de Smart4 automatise la production de vos documents commerciaux et réponses aux appels d'offres. Il assemble chaque document à partir d'une bibliothèque de contenus réutilisables et validés (présentation, références, méthodologie, RSE, engagements ...), remplit automatiquement les variables du dossier (nom du client, chiffre d'affaires, organigramme des équipes, liste des équipements...) et sélectionne les bons blocs selon le secteur, le montant ou le type de marché.
Vous produisez ainsi mémoires techniques, propositions commerciales, supports de soutenance, documents liés au dossier de candidature (DC1, DC2, DC4)... à votre charte, sans copier-coller ni ressaisie. La mise en page s'applique automatiquement, en portrait comme en paysage. Le chiffrage du CPQ alimente directement l'offre pour un document homogène, prêt à transmettre au format PDF ou en page web interactive à votre client.
Avec le module de Pilotage commercial, Smart4 centralise vos indicateurs clés dans un tableau de bord unique : chiffre d'affaires potentiel, devis en cours, propositions commerciales et suivi des consultations. Suivez vos données au niveau global, puis filtrez-les par agence ou par utilisateur. Un fil d'activité en temps réel affiche l'avancement de vos offres sans avoir à relancer vos équipes.
Tous vos indicateurs s'exportent au format Excel pour alimenter vos reportings internes. La création des comptes clients est automatisée : il suffit de renseigner le nom de l'entreprise pour que Smart4 récupère ses informations légales (SIRET, raison sociale, adresse...), sans ressaisie manuelle.
| Avec Smart4 | Sans Smart4 | |
|---|---|---|
| Chiffrage d'un site | ✓ Calculé depuis surfaces, fréquences et cadences métier | ✕ Estimé au jugé, variable selon le commercial |
| Bordereau de prix | ✓ Généré au format exact du marché, prêt à déposer | ✕ Remis en forme à la main, risque d'écartement |
| Cadences et ratios | ✓ Référentiel unique partagé par toutes les équipes | ✕ Fichiers dispersés, valeurs qui divergent |
| Renouvellement de contrat | ✓ Reparti d'un dossier à jour et historisé | ✕ Recopié d'un ancien fichier, erreurs reconduites |
| Mémoire technique | ✓ Assemblée depuis une bibliothèque à votre charte | ✕ Rédigée de zéro à chaque réponse |
Hébergement souverain, certifications de niveau santé, interopérabilité et réversibilité : Smart4 répond aux exigences des directions achats et DSI les plus strictes — un atout que vous pouvez réutiliser dans vos propres réponses aux appels d'offres propreté, nettoyage et multiservices.
« Sur un appel d'offres multi-sites, on avait trois chiffrages différents selon le commercial qui le sortait. Aujourd'hui la trame de prix est la même pour tout le monde : je sais ce que je signe avant de le signer. »
« On répondait à ce qu'on pouvait traiter, pas à ce qu'on voulait gagner. Depuis que la réponse se génère à partir de nos référentiels, on ne renonce plus à un dossier faute de temps. »
« Le vrai sujet, c'était la dépendance à deux personnes qui savaient chiffrer. Un nouveau chef de secteur sort aujourd'hui un devis propre en autonomie au bout d'une semaine. On a arrêté de dépendre de la mémoire de quelqu'un. »
« J'ai enfin la traçabilité : qui a validé quelle remise, quand, et sur quelle base. Ça a changé nos revues de marge — et accessoirement ça a beaucoup simplifié le passage de notre commissaire aux comptes. »
Avec un référentiel unique partagé à toute l'équipe : cadences, fréquences et règles de marge... sont définis une fois, puis appliqués automatiquement à chaque chiffrage — quel que soit le commercial qui l'établit.
Une demi-journée de formation sur le chiffrage, une demi-journée sur la génération de documents suffisent pour une prise en main opérationnelle.
Oui. Chaque dossier repart de votre référentiel à jour, ce qui fiabilise les renouvellements et préserve la marge.
Oui. Les cadences et ratios produits sont dans vos paramètres/base de connaissance : vous les définissez une fois et ils s’appliquent à tous les chiffrages, modifiables à tout moment.
À partir des types de surfaces, des types de locaux, des fréquences de passage, des machines, des consommables... Vos ratios métier sont appliqués automatiquement.
Oui. Smart4 intègre nativement la logique, les nomenclatures et les gabarits propres à chaque secteur. La démo se fait sur vos propres dossiers.
Nous intégrons vos données et vos référentiels — prestations, cadences, documents types... Pas de référentiel structuré ? Nous vous proposons un environnement déjà paramétré pour votre métier, prêt à l'emploi.
Une demi-journée de formation sur l'outil de chiffrage, une demi-journée sur le module Editor : de quoi permettre à vos équipes commerciales et marketing d'utiliser pleinement la solution, sans entrer dans les détails d'administration.
Vos équipes commerciales chiffrent et répondent aux appels d'offres dès les premiers dossiers réels. Simple d'usage, la solution devient un outil du quotidien, mobilisé sur chaque nouvelle affaire.
Un support dédié reste disponible pour répondre à vos questions, avec des formations complémentaires possibles si besoin.
On prend un de vos dossiers réels et on vous montre en direct ce que Smart4 changerait pour votre activité.
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