S4 · ACC · 05
Accueil & Services
Accélérez la préparation de vos offres grâce à des chiffrages fiables et des documents commerciaux générés automatiquement.
Accélérez la préparation de vos offres grâce à des chiffrages fiables et des documents commerciaux générés automatiquement.
“Chiffrages fiables, documents commerciaux prêts en quelques clics : Smart4 fait gagner du temps aux entreprise d'accueils de services pour gagner leurs marchés.”
Direction commerciale
Une entreprise d'accueil et de services ne se développe pas grâce à ses chiffrages ou à ses propositions commerciales, mais grâce aux marchés qu'elle remporte, avec des marges tenues.
Or, entre le chiffrage, la rédaction des documents commerciaux et les réponses aux appels d'offres comme aux consultations privées, ce sont des heures entières qui échappent à ce qui compte vraiment : prospecter et entretenir la relation client.
La conséquence est directe : moins de marchés remportés, une croissance freinée.
Smart4 est une plateforme SaaS qui accompagne les entreprises d'accueil et de services du chiffrage jusqu'à la remise de l'offre commerciale. Ses deux modules permettent de fiabiliser les coûts, d'accélérer les réponses aux consultations et de produire des dossiers commerciaux homogènes.
Le premier module, CPQ métier, remplace les tableurs et structure les chiffrages selon les réalités du secteur. Il prend en compte les principaux paramètres d'une prestation d'accueil et de services (sites, amplitudes horaires, profils des intervenants, effectifs, niveaux de service, contraintes d'exploitation, frais de déplacement, équipements, frais de structure...) et centralise les référentiels de coûts, taux horaires et règles de marge pour garantir des calculs fiables.
Le second module, Proposal Management, automatise la création des propositions commerciales, mémoires techniques et autres documents de réponse aux appels d'offres. Chaque document est généré à partir de contenus validés, puis enrichi automatiquement avec les données du dossier et du CRM.
Connectés entre eux, le CPQ et Proposal Management alimentent automatiquement la proposition commerciale à partir du chiffrage, sans ressaisie. Les équipes répondent ainsi plus rapidement aux consultations avec des offres cohérentes, fiables et rentables.
Le CPQ Accueil & Services de Smart4 automatise le chiffrage complet de vos prestations d'accueil. Il calcule précisément la masse salariale (postes d'accueil, amplitudes horaires, types de sites, profils des intervenants, compétences linguistiques, tenues, formations...), intègre les équipements et coûts annexes (tenues, matériels, frais de déplacement, achat avec amortissement, location, pourcentage) ainsi que les accords d'entreprise et conventions collectives.
Vous définissez le détail des prestations par site, les amplitudes horaires, les profils d'hôtes et d'hôtesses, les niveaux de service attendus et les moyens nécessaires, tout en centralisant les informations des collaborateurs (contrats, qualifications, ancienneté, certifications). Une synthèse consolidée réunit les coûts par poste, le prix de vente et les marges, avec un ajustement des paramètres en temps réel pour garantir la rentabilité de chaque offre.
Le module Proposal Management de Smart4 automatise la production de vos propositions commerciales et de vos réponses aux appels d'offres. Il assemble chaque document à partir d'une bibliothèque de contenus réutilisables et validés (présentation de l'entreprise, références clients, organisation des équipes, méthodologie d'accueil, qualité de service, RSE, engagements...). Il renseigne ensuite automatiquement les variables du dossier (client, sites, montants, équipes, dates, textes, images ou tableaux...) et sélectionne les contenus adaptés grâce à des règles conditionnelles selon le type de prestation, le secteur d'activité ou les spécificités de la consultation.
Vous produisez ainsi vos propositions commerciales, mémoires techniques, supports de soutenance et documents de candidature (DC1, DC2, DC4) à votre charte graphique, sans copier-coller ni ressaisie. La mise en page s'applique automatiquement, en portrait comme en paysage. Le chiffrage issu du CPQ alimente directement la proposition ainsi que les pièces financières de la consultation (BPU, DPGF), pour générer des dossiers homogènes, fiables et prêts à être transmis dès la première version.
Smart4 vous offre une vision consolidée de votre activité commerciale grâce à un tableau de bord qui centralise vos principaux indicateurs : chiffre d'affaires potentiel, devis en cours, propositions commerciales, consultations et appels d'offres en cours... Les données sont accessibles à l'échelle de l'entreprise puis filtrables par agence, équipe ou utilisateur pour piloter efficacement votre activité. Un fil d'activité en temps réel vous permet de suivre l'avancement des offres d'accueil et de services ainsi que des opportunités commerciales, sans avoir à solliciter vos équipes.
L'ensemble des indicateurs peut être exporté au format Excel afin d'alimenter vos reportings internes et vos revues de performance. La création de nouveaux comptes clients est également simplifiée : il suffit de renseigner le nom de l'entreprise pour que Smart4 récupère automatiquement ses informations légales (SIRET, raison sociale, adresse...), limitant les ressaisies et garantissant une base client fiable.
| Avec Smart4 | Sans Smart4 | |
|---|---|---|
| Chiffrage d'un site | ✓ Calculé depuis les postes, amplitudes horaires et profils métier | ✕ Estimé au jugé, variable selon le commercial |
| Bordereau de prix | ✓ Généré au format exact du marché, prêt à déposer | ✕ Remis en forme à la main, risque d'écartement |
| Coefficients et ratios horaires | ✓ Référentiel unique partagé par toutes les équipes | ✕ Fichiers dispersés, valeurs qui divergent |
| Renouvellement de contrat | ✓ Reparti d'un dossier à jour et historisé | ✕ Recopié d'un ancien fichier, erreurs reconduites |
| Mémoire technique | ✓ Assemblée depuis une bibliothèque à votre charte | ✕ Rédigée de zéro à chaque réponse |
Hébergement souverain, certifications de niveau santé, interopérabilité et réversibilité : Smart4 répond aux exigences des directions achats et DSI les plus strictes — un atout que vous pouvez réutiliser dans vos propres réponses aux appels d'offres accueil & services.
« Sur un appel d'offres multi-sites, on avait trois chiffrages différents selon le commercial qui le sortait. Aujourd'hui la trame de prix est la même pour tout le monde : je sais ce que je signe avant de le signer. »
« On répondait à ce qu'on pouvait traiter, pas à ce qu'on voulait gagner. Depuis que la réponse se génère à partir de nos référentiels, on ne renonce plus à un dossier faute de temps. »
« Le vrai sujet, c'était la dépendance à deux personnes qui savaient chiffrer. Un nouveau chef de secteur sort aujourd'hui un devis propre en autonomie au bout d'une semaine. On a arrêté de dépendre de la mémoire de quelqu'un. »
« J'ai enfin la traçabilité : qui a validé quelle remise, quand, et sur quelle base. Ça a changé nos revues de marge — et accessoirement ça a beaucoup simplifié le passage de notre commissaire aux comptes. »
Avec un référentiel unique partagé à toute l'équipe : cadences, fréquences et règles de marge... sont définis une fois, puis appliqués automatiquement à chaque chiffrage — quel que soit le commercial qui l'établit.
Une demi-journée de formation sur le chiffrage, une demi-journée sur la génération de documents suffisent pour une prise en main opérationnelle.
Oui. Chaque dossier repart de votre référentiel à jour, ce qui fiabilise les renouvellements et préserve la marge.
Oui. Les cadences et ratios produits sont dans vos paramètres/base de connaissance : vous les définissez une fois et ils s’appliquent à tous les chiffrages, modifiables à tout moment.
À partir des types de surfaces, des types de locaux, des fréquences de passage, des machines, des consommables... Vos ratios métier sont appliqués automatiquement.
Oui. Smart4 intègre nativement la logique, les nomenclatures et les gabarits propres à chaque secteur. La démo se fait sur vos propres dossiers.
Nous intégrons vos données et vos référentiels — tenues, amplitudes horraires, documents types... Pas de référentiel structuré ? Nous vous proposons un environnement déjà paramétré pour votre métier, prêt à l'emploi.
Une demi-journée de formation sur l'outil de chiffrage, une demi-journée sur le module Editor : de quoi permettre à vos équipes commerciales et marketing d'utiliser pleinement la solution, sans entrer dans les détails d'administration.
Vos équipes commerciales chiffrent et répondent aux appels d'offres dès les premiers dossiers réels. Simple d'usage, la solution devient un outil du quotidien, mobilisé sur chaque nouvelle affaire.
Un support dédié reste disponible pour répondre à vos questions, avec des formations complémentaires possibles si besoin.
On prend un de vos dossiers réels et on vous montre en direct ce que Smart4 changerait pour votre activité.
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