S4 · ACC · 05
Accueil & Services
Accélérez la préparation de vos offres grâce à des chiffrages fiables et des documents commerciaux générés automatiquement.
Accélérez la préparation de vos offres grâce à des chiffrages fiables et des documents commerciaux générés automatiquement.
“Chiffrages fiables, documents commerciaux prêts en quelques clics : de quoi faire gagner du temps aux entreprises de sécurité privée pour remporter leurs marchés.”
ACCUEIL ET SERVICES
Une entreprise d'accueil et de services ne se développe pas de ses chiffrages ou de ses propositions commerciales : elle se développe grâce aux marchés qu'elle décroche, avec des marges tenues sur chaque site confié.
Pourtant, chiffrer une mission, rédiger une proposition commerciale, répondre à un appel d'offres ou à une consultation privée... ces étapes incontournables prennent un temps précieux — du temps qui n'est plus consacré à la prospection ni au développement de la relation client.
Résultat : moins de missions décrochées, une croissance qui stagne.
Smart4 est une plateforme SaaS qui accompagne les entreprises d'accueil et de services du chiffrage jusqu'à la remise de l'offre commerciale. Ses deux modules fiabilisent les coûts, accélèrent les réponses aux consultations et produisent des dossiers commerciaux homogènes.
Le premier module, l'outil de chiffrage métier, remplace les tableurs et structure les chiffrages selon les réalités du secteur. Il prend en compte les principaux paramètres d'une prestation d'accueil et de services (sites, amplitudes horaires, effectifs, contraintes d'exploitation, frais de déplacement...) et centralise les référentiels de coûts, taux horaires et règles de marge pour garantir des calculs fiables.
Le second module, le Proposal Management, automatise la création des propositions commerciales, mémoires techniques et autres documents de réponse aux appels d'offres. Chaque document est généré à partir de contenus validés, puis enrichi automatiquement avec les données du dossier et du CRM..
Connectés entre eux, l'outil de chiffrage (CPQ métier) et le Proposal Management alimentent automatiquement la proposition commerciale à partir du chiffrage, sans ressaisie. Les équipes commerciales répondent ainsi plus rapidement aux consultations avec des offres cohérentes, fiables et rentables.
Le CPQ Accueil & Services de Smart4 automatise le chiffrage complet de vos prestations d'accueil. Il calcule votre masse salariale (postes, amplitudes horaires, types de sites, formations...) et vos coûts annexes (tenues, matériel, frais de déplacement, achat ou location avec amortissement), en tenant compte des accords d'entreprise et conventions collectives.
Vous définissez le détail des prestations par site, les amplitudes horaires, les profils d'hôtes et d'hôtesses, les moyens nécessaires..., tout en centralisant les informations de vos collaborateurs (contrats, qualifications, ancienneté, certifications...). Une synthèse consolidée réunit coûts par poste, prix de vente et marges, avec un ajustement des paramètres en temps réel pour garantir la rentabilité de chaque offre.
Le module Proposal Management de Smart4 automatise la production de vos documents commerciaux et réponses aux appels d'offres. Il assemble chaque document à partir d'une bibliothèque de contenus validés et réutilisables (présentation de l'entreprise, références clients, certifications...), remplit automatiquement les variables du dossier (nom du client, photo de l'agence, liste des équipements...) et sélectionne les contenus adaptés selon le type de prestation, le secteur d'activité ou les spécificités de la consultation.
Vous produisez ainsi vos propositions commerciales, mémoires techniques, supports de soutenance, documents de candidature (DC1, DC2, DC4)... à votre charte graphique, sans copier-coller ni ressaisie. La mise en page s'applique automatiquement, en portrait comme en paysage. Les chiffrages du CPQ alimentent directement la proposition pour des dossiers homogènes, prêts à transmettre à votre client.
Le module de Pilotage commercial regroupe vos indicateurs dans un tableau de bord unique : chiffre d'affaires potentiel, devis en cours, propositions commerciales, consultations et appels d'offres. Vous consultez ces données à l'échelle de l'entreprise ou filtrées par agence, équipe ou utilisateur selon vos besoins. L'avancement de chaque offre se suit en direct, grâce à un fil d'activité qui dispense vos équipes de tout reporting manuel.
Vos indicateurs s'exportent au format Excel pour enrichir vos reportings et revues de performance. La création des comptes clients est simplifiée : à partir du nom de l'entreprise, Smart4 récupère automatiquement ses informations légales (SIRET, raison sociale, adresse...) et fiabilise votre base commerciale.
| Avec Smart4 | Sans Smart4 | |
|---|---|---|
| Chiffrage d'une mission | ✓ Calculé depuis les postes, amplitudes horaires et profils métier | ✕ Estimé au jugé, variable selon le commercial |
| Bordereau de prix | ✓ Généré au format exact du marché, prêt à déposer | ✕ Remis en forme à la main, risque d'écartement |
| Coefficients et ratios horaires | ✓ Référentiel unique partagé par toutes les équipes | ✕ Fichiers dispersés, valeurs qui divergent |
| Renouvellement de contrat | ✓ Reparti d'un dossier à jour et historisé | ✕ Recopié d'un ancien fichier, erreurs reconduites |
| Mémoire technique | ✓ Assemblée depuis une bibliothèque à votre charte | ✕ Rédigée de zéro à chaque réponse |
Hébergement souverain, certifications de niveau santé, interopérabilité et réversibilité : Smart4 répond aux exigences des directions achats et DSI les plus strictes — un atout que vous pouvez réutiliser dans vos propres réponses aux appels d'offres accueil & services.
« Sur un appel d'offres multi-sites, on avait trois chiffrages différents selon le commercial qui le sortait. Aujourd'hui la trame de prix est la même pour tout le monde : je sais ce que je signe avant de le signer. »
« On répondait à ce qu'on pouvait traiter, pas à ce qu'on voulait gagner. Depuis que la réponse se génère à partir de nos référentiels, on ne renonce plus à un dossier faute de temps. »
« Le vrai sujet, c'était la dépendance à deux personnes qui savaient chiffrer. Un nouveau chef de secteur sort aujourd'hui un devis propre en autonomie au bout d'une semaine. On a arrêté de dépendre de la mémoire de quelqu'un. »
« J'ai enfin la traçabilité : qui a validé quelle remise, quand, et sur quelle base. Ça a changé nos revues de marge — et accessoirement ça a beaucoup simplifié le passage de notre commissaire aux comptes. »
Avec un référentiel unique partagé à toute l'équipe : cadences, fréquences et règles de marge... sont définis une fois, puis appliqués automatiquement à chaque chiffrage — quel que soit le commercial qui l'établit.
Une demi-journée de formation sur le chiffrage, une demi-journée sur la génération de documents suffisent pour une prise en main opérationnelle.
Oui. Chaque dossier repart de votre référentiel à jour, ce qui fiabilise les renouvellements et préserve la marge.
Oui. Les cadences et ratios produits sont dans vos paramètres/base de connaissance : vous les définissez une fois et ils s’appliquent à tous les chiffrages, modifiables à tout moment.
À partir des types de surfaces, des types de locaux, des fréquences de passage, des machines, des consommables... Vos ratios métier sont appliqués automatiquement.
Oui. Smart4 intègre nativement la logique, les nomenclatures et les gabarits propres à chaque secteur. La démo se fait sur vos propres dossiers.
Nous intégrons vos données et vos référentiels — tenues, amplitudes horraires, documents types... Pas de référentiel structuré ? Nous vous proposons un environnement déjà paramétré pour votre métier, prêt à l'emploi.
Une demi-journée de formation sur l'outil de chiffrage, une demi-journée sur le module Editor : de quoi permettre à vos équipes commerciales et marketing d'utiliser pleinement la solution, sans entrer dans les détails d'administration.
Vos équipes commerciales chiffrent et répondent aux appels d'offres dès les premiers dossiers réels. Simple d'usage, la solution devient un outil du quotidien, mobilisé sur chaque nouvelle affaire.
Un support dédié reste disponible pour répondre à vos questions, avec des formations complémentaires possibles si besoin.
On prend un de vos dossiers réels et on vous montre en direct ce que Smart4 changerait pour votre activité.
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